تکنیک‌های مدیریت موجودی در فروشگاه اینترنتی

تکنیک‌های مدیریت موجودی در فروشگاه اینترنتی از مهمترین موارد در اداره یک کسب‌و‌کار آنلاین است که انجام صحیح آن می‌تواند موجب رضایت مشتریان و ارتقا کسب‌و‌کار و عدم انجام آن نارضایتی را به همراه دارد.

 فروشگاه خرده فروشی مورد علاقه خود را تصور کنید.

این فروشگاه چه یک سوپرمارکت محلی یا یک فروشگاه زنجیره‌ای با چندین شعبه باشد باشد برای اینکه بدانیم آیا آنها در مدیریت موجودی کالاهای خود خوب عمل می‌کنند ، چند سوال باید از خود بپرسید:

۱. آیا آنها به طور مداوم محصولات مورد نظر شما را در انبار دارند؟

۲. آیا آنها کالا مورد نظر شما را هم در فروشگاه و هم به صورت آنلاین عرضه می‌کنند؟

اگر پاسخ‌ها مثبت است، به احتمال زیاد آنها در مدیریت موجودی خود به خوبی عمل می‌کنند.

برای اینکه بتوانیم به تکنیک‌های مدیریت موجودی بپردازیم ابتدا باید با مفهوم مدیریت موجودی آشنا شویم.

مدیریت موجودی چیست؟

مدیریت موجودی یکی از اجزای حیاتی مدیریت زنجیره تامین است و به فرآیند ردیابی سطوح موجودی و جابجایی کالا، چه در مسیر ثبت سفارش توسط مشتری تا تحویل کالا به او و چه تامین کالاها از تولیدکنندگان گفته می‌شود.

این عمل بخشی بنیادی است که به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند تا هزینه‌هایشان را به حداقل برسانند، جریان نقدی را بهبود بخشند و سودآوری را افزایش دهند.

زمانیکه موجودی کالاهای شما به درستی مدیریت شود، مابقی زنجیره تامین شما به خوبی عمل خواهد کرد. بدون آن، شما در معرض خطر اشتباهات متعددی مانند ارسال نادرست، کسری و عدم موجودی، فاسد شدن (در مورد محصولات فاسد شدنی)، انباشت بیش از حد کالا، انتخاب نادرست در هنگام خرید و … هستید.

با این وجود، 43 درصد از کسب‌وکارهای کوچک هنوز موجودی خود را تحت نظر ندارند، و به‌طور متوسط، تنها 63 درصد فرایندهای خرده‌فروشی ایالات متحده زنجیره تأمین درستی دارند – که به این معنی است که بسیاری از خرده‌فروشان از نرم‌افزار مدیریت موجودی استفاده نمی‌کنند.

برخلاف سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، سیستم مدیریت موجودی بر فرآیند زنجیره تامین تمرکز دارد. آنها اغلب قابلیت ادغام با سیستم‌های نرم‌افزاری دیگر همچون POS (نقطه فروش)، مدیریت کانال فروش و حمل‌و‌نقل را دارند تا بتوانید یک سیستم یکپارچه شخصی‌سازی شده برای رفع نیازهای منحصر به فرد کسب‌و‌کار خود بسازید.

فرآیند مدیریت موجودی

برای به حداقل رساندن خطا و انتخاب موثرترین نرم‌افزار مدیریت موجودی متناسب با کسب‌و‌کار شما بسیار مهم است، قبل از ایجاد یک طرح برای مدیریت موجودی، درک کاملی از هر مرحله در فرآیند مدیریت موجودی داشته باشید. مراحل مدیریت موجودی به شرح زیر است:

۱. تحویل‌گیری کالا از تولیدکنندگان در محل شما: کالاهای خریداری شده از تامین کنندگان که باید به مصرف کنندگان عرضه شود، ابتدا وارد انبار شما می‌شود.

۲. بررسی، دسته‌بندی و انبار کردن: فرقی نمی‌کند از dropshipping ، cross-docking یا هر سیستم مدیریت انبار دیگری استفاده کنید، موجودی کالاها در محل مربوطه‌شان بازبینی، مرتب‌سازی و ذخیره‌سازی می‌شود.

۳. نظارت بر سطح موجودی: این امر از طریق شمارش فیزیکی موجودی کالاها و انطباق آن با نرم‌افزار مدیریت موجودی انجام شده و به حداقل رساندن احتمال خطا کمک می کند.

۴. ثبت سفارشات توسط مشتریان: مشتریان سفارشات را در وب سایت یا در فروشگاه فیزیکی شما ثبت می‌کنند.

۵. تایید سفارشات شما توسط تامین کنندگان: سفارش‌های شما به تامین کننده بصورت دستی یا از طریق سیستم POS شما بصورت خودکار ارسال می‌شود.

۶. تحویل‌گیری کالاها از انبار: کالاهای سفارشات با شماره SKU یکتا، از انبار خارج شده و برای مشتری ارسال می‌شود.

۷. به روز رسانی سطوح موجودی: با استفاده از سیستم موجودی، می‌توانید به‌طور خودکار سطوح موجودی را به‌روزرسانی کرده و با سهامداران به اشتراک بگذارید.

۸. سفارش مجدد با کاهش سطح موجودی: در صورت نیاز کالاها را برای تکمیل موجودی مجدداً سفارش داده و ذخیره کنید.

برای ردیابی و بررسی هر مرحله از فرآیند مدیریت موجودی به منظور به حداقل رساندن ناموجود بودن، یا موجودی بیش از حد کالاها بهتر است سعی کنید این هشت مرحله و نقشه فرآیند موجودی را مانند تصویر زیر تجسم و ترسیم کنید.

تکنیک‌های مدیریت موجودی

مدیریت موجودی به خصوص برای مجموعه‌های بزرگ‌تر با تحرک‌های فراوان، می‌تواند دچار پیچیدگی‌های بیشتری شود و تکنیک‌ها و استراتژی‌های مختلفی را در بر بگیرد. در ادامه برخی از تکنیک‌های مدیریت موجودی که ممکن است در انبار خود استفاده کنید، می‌پردازیم.

• مقدار اقتصادی سفارش(Economic order quantity)

مقدار اقتصادی سفارش (EOQ) فرمولی برای تعیین مقدار موجودی یک فروشگاه در ارتباط با مجموعه‌ای از متغیرها مانند هزینه کل تولید، نرخ تقاضا و سایر عوامل است. این فرمول بیشترین تعداد موجودی را به منظور به حداقل رساندن هزینه‌های خرید، نگهداری و … مشخص می‌کند.

• حداقل مقدار سفارش(Minimum order quantity)

حداقل مقدار سفارش (MOQ) کمترین مقدار موجودی کالاها است که یک کسب‌و‌کار خرده فروشی برای پایین نگه داشتن هزینه‌ها باید خریداری کند. به خاطر داشته باشید اقلامی که هزینه تولید بیشتری دارند، معمولا دارای MOQ کوچکتری هستند و در مقابل اقلام با هزینه تولید کمتر که ساخت آن‌ها آسان‌تر و مقرون به صرفه‌تر است، MOQ بیشتری دارند.

• تجزیه و تحلیل ABC  

این تکنیک، کالاها را به سه دسته تقسیم می‌کند تا اقلامی را که تاثیر بیشتری بر هزینه کل موجودی دارند، شناسایی کند.

• دسته A: با ارزش‌ترین محصولات شما هستند که بیشترین سهم را در سود کلی دارد.
• دسته B: محصولاتی هستند که بین بیشترین و کمترین کالاها از لحاظ ارزش قرار می‌گیرند.
• دسته C: معاملات کوچکی است که برای سود کلی حیاتی هستند اما به صورت جداگانه اهمیت چندانی ندارند.

• مدیریت موجودی به موقع(Just-in-time inventory management)

مدیریت موجودی به‌موقع (JIT) تکنیکی است که در آن فروشگاه‌ها به جای سفارش‌دهی بیش از حد و ریسک انباشت، کالاها را بر اساس نیاز موجود می‌کنند.

• موجودی ایمن(Safety stock inventory)

مدیریت موجودی ایمن، به موجودی اضافی گفته می‌شود که سفارش داده شده تا زمانیکه که فروشگاه موجودی کافی برای تکمیل سفارشات را ندارد از آن بهره بگیرد. این امر به ناموجود شدن ناگهانی محصولات که معمولاً ناشی از پیش‌بینی نادرست یا تغییرات پیش‌بینی نشده در تقاضای مشتری است، کمک می‌کند.

• FIFO  و LIFO

LIFO و FIFO روش‌هایی برای تعیین بهای تمام شده کالا هستند. FIFO یا اولین ورودی، اولین خروجی، فرض می‌کند که موجودی قدیمی‌تر ابتدا فروخته می‌شود تا موجودی جدیدتر باقی بماند.

LIFO یا آخرین ورودی، اولین خروجی، فرض می‌کند که موجودی جدیدتر معمولاً ابتدا فروخته می‌شود تا از هدر رفت موجودی جلوگیری شود.

• فرمول نقطه سفارش مجدد

فرمول نقطه سفارش مجدد، حداقل مقدار موجودی را که یک کسب‌و‌کار باید قبل از سفارش مجدد در نظر داشته باشد، محاسبه می‌کند. یک نقطه سفارش مجدد معمولاً بالاتر از تعداد موجودی ایمنی قرار دارد تا زمان تحویل‌ها را تحت تاثیر قرار ندهد.

• ردیابی دسته‌ای

ردیابی دسته‌ای یک تکنیک کنترل کیفیت است که در آن کاربران می‌توانند کالاهای مشابهی را که در حال اتمام موجودی هستند و یا کالاهای معیوبی که به دسته اصلی خود باز می گردند، ردیابی کند.

• موجودی امانی(Consignment inventory)

موجودی امانی به موجودی گفته می‌شود که یک فروشنده یا عمده فروش موافقت می‌کند که کالای خود را در اختیار خرده فروش فرار بدهد بدون اینکه خرده فروش هزینه کالاها را از قبل پرداخت کند. در این حالت عمده فروش که کالا را ارائه می‌کند همچنان مالک کالا است و خرده فروش فقط زمانی که کالا را بفروشد، هزینه آن را پرداخت می‌کند.

• مدیریت دائمی موجودی(Perpetual inventory management)

سیستم موجودی دائمی، سیستمی است که برای ردیابی و ثبت سطوح موجودی استفاده می‌شود که در آن هر خرید و فروش موجودی به طور خودکار و بلافاصله ثبت می‌شود. در این سیستم، با هر تراکنش، نرم‌افزار تغییر سطوح موجودی را به صورت آنلاین و لحظه‌ای ثبت می‌کند.

این سیستم، ابتدایی‌ترین نوع ابزار مدیریت موجودی است و می‌تواند به صورت دستی با قلم و کاغذ یا در نرم‌افزار اکسل ثبت شود و یا با استفاده از دستگاه‌های بارکدخوان، بارکد محصول و برچسب‌های RFID را اسکن نماید.

• دراپ شیپینگ(Dropshipping)

Dropshipping یک روش انجام سفارش است که در آن تامین کننده محصولات را مستقیماً برای مشتری ارسال می کند. هنگامی که فروشی در یک مجموعه انجام می‌شود، به جای اینکه آن فروشگاه کالا را از موجودی خود ارسال کند، آن را از شخص ثالث دیگری خریداری کرده و برای مصرف کننده ارسال می‌کند.

• تولید ناب (Lean Manufacturing)

تولید ناب، مجموعه گسترده از شیوه‌های مدیریتی است که می‌تواند در هر تجارتی اعمال شود و هدف اصلی آن کاهش زمان در سیستم تولید و همچنین کاهش زمان پاسخگویی تامین‌کنندگان به مشتریان است. تولید ناب ارتباط نزدیکی با مفهوم دیگری به نام تولید به موقع (just-in-time manufacturing) دارد.

• شش سیگما (Six Sigma)

شش سیگما روشی است که به شرکت‌ها ابزارهایی برای بهبود عملکرد کسب‌و‌کار خود (افزایش سود) و کاهش موجودی اضافی را می‌دهد.

• لین شش سیگما(Lean Six Sigma)

Lean Six Sigma ابزارهای Six Sigma را بهبود می‌بخشد، اما در عوض بیشتر بر افزایش توسعه و جریان تجارت تمرکز می‌کند.

• پیش‌بینی تقاضا

عملی بر‌اساس تاریخچه داده‌های فروش جهت پیش‌بینی تقاضای مشتری است و اساساً، تخمینی از کالاها و خدماتی است که یک فروشگاه انتظار دارد مشتریان در آینده خریداری کنند.

• اتصال متقابل(Cross-docking)

کراس داکینگ تکنیکی است که به موجب آن عمل تخلیه کالا از وسایل نقلیه اولیه مستقیما بر روی وسیله نقلیه ثانویه گفته می شود تا فرایند حمل‌و‌نقل JIT انجام شود. در این روش اساساً انبارداری حذف می‌شود و در بین تحویل‌ها هیچ ذخیره‌سازی انجام نمی‌شود.

• حمل بار عمده

حمل بار عمده یک روش مقرون به صرفه برای حمل‌و‌نقل است که در آن یک کسب‌و‌کار کالاها را به صورتی پالت‌بندی می‌کند تا تعداد بیشتری را به یکباره ارسال کند.

کلام نهایی

چه شما یک مالک یک خرده فروشی مثل سوپرمارکت اینترنتی، یا فروشگاه اینترنتی چند کاناله باشید، اگر می‌خواهید به طور جدی به رقابت بپردازید و به مشتریان خود تجربه‌ی کاربری مورد نظرشان را ارائه دهید، مدیریت موجودی از مهمترین مسائل است. این را در نظر داشته باشید که بدون پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت موجودی، هرگز پیشروی نخواهید داشت.

با استفاده از یک سامانه کسب‌و‌کار اینترنتی یکپارچه که در آن نرم‌افزار حسابداری بصورت در لحظه با درگاه‌های فروش و انبار ارتباط دارد و موجودی‌ها بطور کاملا آنلاین بعد از ثبت هر سفارش در سایت یا اپلیکیشن‌های فروش به‌روزر رسانی می‌شوند، به راحتی می‌تواند خیال خود را از بابت مدیریت موجودی در فروشگاه‌تان راحت سازید.

تمامی ویژگی‌هایی که در بالا گفته شد به همراه قابلیت‌های فراوان دیگر با استفاده از سامانه کسب‌و‌کار اینترنتی در کمترین زمان ممکن و با هزینه‌ای بسیار مقرون به صرفه قابل دستیابی است.

برای راه‌اندازی سامانه با برند اختصاصی خود می‌توانید از طریق لینک زیر با کارشناسان ما در ارتباط باشید و مشاوره رایگان دریافت نمایید.